Miksi muutos ei onnistu?

Muutos on vaikeaa.
Siinä onnistuminen on hämmentävän epätodennäköistä.
Näin on elämäntapojen, työn ja organisaatioiden osalta.

Organisaatioiden muutosjohtaminen tulee olemaan suosittu aihe jatkossakin. Siihen löytynee gurujakin. Omia työtapojaan monet haluaisivat muuttaa, mutta homma ei onnistu. Kiire jatkuu. Elämäntapamuutoksen lupaavia tuotteita ja palveluita on loputtomasti. Silti terveyteen liittyvissä muutoksissa epäonnistuminen on yleisin lopputulos.

Mieleenpainunein muutosfakta, johon olen törmännyt:
Niistä ihmisistä, jotka tietävät pian kuolevansa elintapoihinsa elleivät muuta niitä, ainoastaan 7 % muuttaa lopulta tapojaan. Jotkut siis onnistuvat, mutta valtaosa ei. (Tapojen muuttamisesta olen kirjoittanut mm. täällä ja täällä.)

Tässä tekstissä pohdin sitä, miksi muutos ylipäätään ei onnistu.

Ponnistan Dan ja Chip Heathin loistavasta muutosteoksesta Switch. 
Siinä muutoksesta tehdään toimiva metafora: ratsastaja, elefantti ja polku.
Järki, tunne ja tilanne.

Muutos ei onnistu, jos kaikkia kolmea ei oteta huomioon. Ratsastaja (järki) ei jaksa ohjata muutosta kovin pitkään, vaan elefantti (tunne) päättää lopulta, minne mennään. Usein kuljetaan myös sitä polkua (tilanne), joka on saatavilla.

Miksi muutos ei onnistu?
Tässä viisi tavallista syytä, kirjan opetusten pohjalta..

1. Muutos on epäselvä.

Se, minkä ajattelemme haluttomuudeksi muuttua, on usein reaktio epäselvyyteen. Epäselvyys tuhoaa toimijan mahdollisuuden sitoutua muuttumiseen. Tavallinen epäselvyyden muoto on liian yleiset tavoitteet. Tämä on mm. syy siihen, miksi ruokapyramidi ei ohjaa terveyskäyttäytymistä. – se on liian epäselvä. Se ei ole toimintaa. Lautasmalli on jo huomattavasti selkeämpi. On turhaa sanoa ihmiselle, että “koita elää terveemmin”. Se ei tarkoita mitään konkreettista toimintaa. On myös turhaa sanoa organisaatiolle, että nyt pitää olla asiakaslähtöinen. Se ei tarkoita mitään. Se on liian yleinen pyyntö.

Usein epäselvää on nimenomaan se, miten meidän pitäisi toimia. Missä tekemisessä muutos näkyy? Mikä on se konkreettinen terveellinen elämäntapa, johon pitäisi tarttua? Meidän täytyy tietää täsmälleen, mitä tekemistä muutos on. Muutos pitää selkeyttää toiminnaksi. Onnistunut muutos on hyvin yksinkertaista toimintaa kirkasta tavoitetta kohti.

Jos itse muutos on epäselvä, parempi muutosviestintä ei ole ratkaisu. Silloin usein vain kasvatetaan epäselvyydestä saatavilla olevaa tietoa. Järkiratsastaja halvaantuu. Analysis paralysis.

Ei siis elän terveemmin, vaan arkiaamuisin 20 minuutin lenkki. Vain toisen näistä voi toteuttaa.

Selkeytä muutosta. Konkretisoi toiminnaksi.

2. Muutos on ongelmalähtöinen.

Usein epäonnistumme muutoksessa, koska keskitymme ongelmaan. Switchin esimerkki ongelmalähtöisyydestä kertoo yhdeksäsluokkalaisesta Bobbysta, joka käyttäytyy huonosti koulussa, uhkailee muita oppilaita ja joutuu ulos lähes joka tunnilta. Tilanteen käsittely keskittyy siihen, että opettajat päivittelevät Bobbyn huonoa kotitilannetta.

Yhden opettajan tunneilta hän ei kuitenkaan joudu ulos niin usein. Mitä tämä opettaja tekee? Tervehtii Bobbya nimellä ja hymyilee hänelle. Antaa hiukan helpommat tehtävät. Tarkistaa pojan ymmärryksen tehtävistä aina, kun luokka alkaa tehdä niitä. Muut opettajat eivät toimi näin, koska he näkevät pojan ongelmana. Ratkaisu on, että nämä kolme toimintaohjetta annetaan kaikille muille opettajille. Kaikki aloittavat tunnin Bobbyn kanssa samalla tavalla. Bobbyn käytös paranee. Nyt neljä tai viisi kuudesta opetustunnista onnistuu, yhden tai kahden sijaan. Merkittävä parannus.

Loistava esimerkki kertoo, että muutoksen tulee keskittyä ratkaisuun. On etsittävä, mikä juuri nyt toimii ja monistettava toimivaa siellä, missä muutos tarvitaan. Kun mietit ongelmaa, niin mieti millä alueella se on jo ratkaistu.

Missä ongelma ei esiinny? Mitä siellä tehdään?
Monista toimivia tekoja.

3. Muutos on tunteeton.

Emme jaksa muuttua järjellä. Tieto ei saa aikaan muutosta. Tiedät tämän. Taustalla on sama ilmiö kuin silloin, kun työyhteisö sanoo käyneensä koulutuksessa, mutta siitä ei ole seurannut mitään. Kyllä me tiedämme, että aamiainen on syötävä, positiivista palautetta pitää antaa tai että tupakointi kannattaa lopettaa. Mitä sitten?

Järki riittää muutoksen ajuriksi vain hetken. Sitten ratsastaja väsyy, ja elefantti päättää suunnan. Emme jaksa muuttua, koska meille ei synny tunnesidettä tarvittavaan muutokseen. Meissä pitää herättää tunne muutoksen tärkeydestä.

Tunne herää, kun pääsemme kokemaan. Ehkä silloin, kun saamme visuaalisen kokemuksen muutoksen tarpeesta. Ehkä silloin, kun saamme kokea asiat muuten kuin järkevänä perusteluna. Kuulemme tarinan. Näemme tilanteen. Pääsemme tekemään. Tekemisestä syntyy tunneside asiaan, ei tietämisestä.

Switchin esimerkki viihdyttää minua. Siinä hankinnoista vastaava henkilö haluaa, että teollisuusyritykseen tilataan vain muutamaa laatua työhansikkaita, eikä neljää sataa eri mallia. Johtoryhmä ei pidä tätä ongelmana. Hankintakaveri ostaa kappaleen jokaista yrityksessä käytössä olevaa hansikasmallia hintalappuineen ja vie kaikki reilut 400 hanskaa johtoryhmän kokouspöydälle. Nyt alkaa tapahtua.

Jos ajat muutosta, herätä tunnetta!

4. Muutos on liian suuri.

Mikä pelästyttää muuttumismetaforan elefantin?
Liian pitkä matka.

Muutosta pitää aina kutistaa. Jos aiot maksaa 100 000 €:n velkapottisi pois, ja maksat satasella suurinta lainaasi, miltä se tuntuu? Ylivoimaiselta. Jos sinun pitää laihtua 50 kiloa ja laihdut 500 grammaa? Musertavalta. Tai jos pitäisi siivota koko asunto viikonlopun aikana joulunviettoa varten? Huh.

Muutoksen onnistumiseen johtavalle matkalle vievät pienet teot. Tarpeeksi pienet teot onnistuvat käytännössä varmasti. Helpot etapit alkavat ajaa muutosta, ja saavutukset ruokkivat hyvää tunnetta. Syntyy pienten onnistumisten kierre.

Ensimmäinen tavoite on maksaa television osamaksun viimeinen satanen pois nyt. Ensimmäinen tavoite on pudottaa vain kilo. Ensimmäinen tavoite on siivota vain viisi minuuttia täysillä. Näissä onnistuminen saa aikaan liikkeen, joka kantaa seuraavaan velkakohteeseen, toiseen kiloon ja wc:n pesemiseen.

Kun työyhteisössä halutaan muuttaa ilmapiiriä, ensimmäinen tavoite voi olla sanoa aina huomenta. Sen jälkeen sovitaan, että sanotaan aina kiitos. Nyt ollaan vauhdissa kohti lopullista tavoitetta. Muutettaessa kulttuuria sen pitää ensin näkyä pienimmässä arkisessa teossa toistuvasti. Sitoudumme vasta tähän onnistuneeseen tekemiseen.

Jos ryhmäsi haluaa saada aikaan ison muutoksen, kysy itseltäsi:
Yritämmekö liian suurta? Mikä olisi kohtuullista?
Mikä aloittaisi onnistumisemme kierteen?

Lyhennä matkaa. Kutista muutosta.

5. Emme muuta ympäristöä ja tilannetta.

Se, mikä näyttää ihmisongelmalta, voi olla tilanneongelma.

Switch alkaa mielenkiintoisella tutkimusesimerkillä. Tutkimuksessa elokuvaan tulleille annetaan ilmaiseksi huonolaatuista popcornia. Laatu on niin huono, että osa ihmisistä vaatii ilmaisesta popcornista rahojaan takaisin. Kaikille annetaan oma laatikko, ettei tarvitse jakaa. Puolelle porukasta annetaan iso laatikko popcorneja. Lopuille annetaan todella iso laatikko. Molemmat ovat niin isoja, että ihmiset eivät jaksa syödä kaikkea. Mikä tässä on kiinnostavaa? Ei se, että tutkimusasetelman leffa on Mel Gibsonin Payback.

Kiinnostavaa on se, että suuremman laatikon saaneet syövät aina keskimääräisesti enemmän poppareita. Tilanne tekee heistä ahneempia syöjiä, vaikka popcornin laatu on surkea. Kaiken lisäksi he eivät usko syöneensä enemmän.

Jos siis haluaisimme jostain kumman syystä saada ihmiset syömään enemmän popcornia (emme siis ostamaan, vaan syömään), saisimme sen aikaan muuttamalla tilannetta. Antamalla isomman laatikon.

Kun tiedät, mitä konkreettista tekemistä haluamasi muutos on, kysy seuraava kysymys. Tukeeko ympäristö ja tilanne tätä tekemistä? Jos sinun pitäisi käyttää hammaslankaa kahdesti päivässä, niin onko lanka näkyvillä kylppärissä? Aloita siitä. Jos aiomme luoda yritykseen keskittymistä korostavan kulttuurin, niin pitäisikö meillä olla tiloja, joissa keskittyminen on mahdollista? Ehkä.

Ymmärrät pointtini. Sekä ratsastaja että elefantti kulkevat todennäköisemmin sellaista polkua, joka niiden eteen on parhaiten raivattu. Mahdollista oikea toiminta säätämällä tilannetta hiukan parempaan suuntaan. Tweak the environment, kuten Switchissä muotoillaan.

Miten siis tehdä onnistuneempi muutos?
Viisi ehdotusta:

  1. Selkeytä ja konkretisoi toiminnaksi.
  2. Etsi toimivaa ja monista se.
  3. Herätä tunnetta.
  4. Kutista muutosta.
  5. Säädä ympäristöä.

Hyvää muutosta,
terveisin
Kalle