Työssäni törmään toistuvasti keskusteluihin tiimin tuloksellisuudesta. Yksi keskustelunaihe on mielestäni melko yleinen. Siinä tiiminvetäjä ihmettelee, miksei yhteistyössä tapahdu sovittuja asioita. Tiimissä ei tapahdu, viimeistely puuttuu ja asiat jäävät kummallisesti leijumaan.

Tuttu tilanne?
Oletko itse johtamisroolissa tai tiimiläisenä ihmetellyt, miksi tiimissäsi ei tapahdu asioita? Siis niitä asioita, joita toivoisit tapahtuvan tai joista on mielestäsi sovittu?

Aloin pohtia asiaa, ja tulin kirjoittaneeksi tämän tekstin. Teksti on tarkoitettu sinulle, joka pohdit, miksi tiimissäsi ei oikein tapahdu. Kirjoitin sen pomolle / tiiminvetäjälle / lähijohtajalle, mutta voit löytää tekstistä hyödyllisiä asioita tiimin jäsenenkin näkökulmasta.

Kun mietit, miksi tiimissäsi ei tapahtu, voit etsiä syytä seuraavista kymmenestä selityksestä. Saatat löytää jotain hyödyllistä. Olen sisällyttänyt listaan myös melko suorasukaiset ehdotukset asian ratkaisuun.

Kymmenen syytä, miksi tiimissäsi ei tapahdu.

1. Systemaattinen kasvokkaisuus puuttuu.

Mikäli teillä ei tapahdu, se voi johtua kalenterista. Mikä tahansa johtamisjärjestelmä toimii vain kasvokkaisen vuorovaikutuksen kautta. Lisäksi kasvokkainen vuorovaikutus on suunniteltava ennakkoon systeemiksi. Jos olet johtamisroolissa, sinun ja johdettaviesi tapaamisten tulee olla jatkuvia ja säännöllisiä, ei "tarpeen mukaan" toteutettavia. Jos teillä ei ole tapaa olla systemaattisesti vuorovaikutuksessa, teillä ei oikeasti ole johtamisjärjestelmää.

Sinulla johtajana ei ole kalenterista ilmenevää tapaa johtaa?
Luo sellainen.

2. Kirjaaminen ja läpinäkyvyys sovitulle puuttuu.

Mikäli teillä ei tapahdu, se voi johtua siitä, että ette ota asioita ylös. Ette muista, mitä piti tapahtua. Teiltä saattavat puuttua ihan vaan perinteiset muistiot. (huomaatko: muisti-o.) Sovitut asiat tulisi kirjata niin, että niitä voidaan tarkastella jälkeenpäin. Ne toimivat parhaiten ollessaan läpinäkyviä kaikille. Lisäksi kirjallinen muistinne on muotoiltava selkeäksi tekemiseksi arjessa. Tekemisen vastuiden on oltava selvät. Sovitun tekemisen tunnistaa muuten siitä, että sitä ei ilmaista passiivissa. Siihen liittyy aina henkilö.

Esim. ”Selvitetään toimintojen yhteistyön kehittämistä” = Ei tehdä mitään.

Ette kirjaa keskustelujanne ylös ja muotoile nimetyksi toiminnaksi?
Aloittakaa.

3. Seuranta sovitulle puuttuu.

Mikäli teillä ei tapahdu, se voi johtua siitä, että ette seuraa tekemistä. Ette palaa siihen, mitä sovittiin aiemmin tapahtuvan. Ette palaa siihen tarpeeksi tiiviisti, tarkasti tai vastuullisesti. Tästä seuraa, että asioiden junnatessa paikallaan sillä ei ole mitään sosiaalisia seurauksia kenellekään teistä. Kun asiat eivät tapahdu, siitä ei keskustella. Siitä ei muistuteta, siitä ei huomauteta, onnistumiseen ei kannusteta. Samalla siihen ei myöskään tarjota tukea. Tämä kaikki opettaa teille, että asioiden jääminen ilmaan on ihan normaalia. Ilman seurantaa kaikki kyllä alkaa upeasti, mutta mikään ei tule valmiiksi.

Ette palaa kirjaamiinne asioihin ja keskusteluihin?
Aloittakaa.

4. Erimielisyys roolista tai työnjaosta.

Mikäli teillä ei tapahdu, se voi johtua siitä, että kaikki eivät suostu rooliinsa. Jollekin on ehkä myyty työnkuva, joka ei vastaa todellisuutta. Joku voi olla leipääntynyt nykyiseen tehtäväänsä, oltuaan siinä liian kauan. Kun tiimissä on ihmisiä, jotka eivät ole tyytyväisiä heille annettuun tehtävään, tiimissä tapahtuminen hidastuu. Meistä kaikista voi tulla sabotöörejä yhteistyössä, joskus ihan vaan ajan myötä. Jos olemme tyytymättömiä itse tehtävään, osaamisemme siihen menettää nopeasti merkityksensä.

Johtamisroolissa on myös tärkeää muistaa, että et voi olettaa tyytymättömyyden syitä. Sinun täytyy kysyä niitä. Olettaminen on ongelmanratkaisulle erittäin vaarallista.

Et tiedä, miltä ihmisistä tuntuu heidän roolinsa?
Heidän itsensä kertomana?
Selvitä se, kysymällä.

5. Epäselvyys roolista tai työnjaosta.

Mikäli teillä ei tapahdu, se voi johtua siitä, ettei tiedetä, kenelle tapahtuminen kuuluu. Roolinjaon ongelma voi olla sen epäselvyys. Kun emme täsmälleen tiedä, mikä kenellekin kuuluu, tiimissä lakkaa tapahtumasta. Epäselvyys sotkee aikaansaavaa työtä erittäin tehokkaasti. Rooliepäselvyys varmistaa, että useita tärkeitä asioita ei tehdä ollenkaan - ne nimittäin kuuluvat jollekin muulle. Epäselvyys ohjaa meitä aina sinne, missä meillä on mukavaa ja helppoa. Meidän on helppo tulkita roolien epäselvyyttä omaksi eduksemme.

Et ole varma, ymmärtävätkö kaikki tehtävänsä?
Selvitä se, kysymällä.
(Huom. Varmista ensin ymmärrys omasta tehtävästäsi.)

6. Työkyky tai jaksaminen puuttuu.

Mikäli teillä ei tapahdu, syy voi olla kuormituksessa. Liiallisessa tai liian vähäisessä kuormituksessa. Ongelmanne voi olla vire, jaksaminen tai työkyky yleisesti. Saatatte olla väsyneitä. Melko pienikin väsymys tarkoittaa, että ette ole kognitiivisesti parhaassa iskussa. Ette väsyneinä ole halukkaita tarttumaan tai luomaan uutta. Lisäksi asioiden viimeistely on erityisen vaikeaa ilman hyvää virettä. Ylipäätään on hyvä muistaa, että asioita saa tapahtumaan vain energialla. Tekemiseen tulisi lisäksi löytyä energiaa aina hiukan enemmän kuin tänään on tarpeen.

Et tiedä jaksamisen tasoa juuri nyt?
Selvitä se, kysymällä.
(Katso omaa jaksamistasi ensimmäisenä.)

7. Osaaminen tai ymmärrys puuttuu.

Mikäli teillä ei tapahdu, se voi johtua siitä, että ette osaa riittävästi. Pahoittelen suoruutta, mutta teidän on syytä jatkuvasti hiukan epäillä osaamistanne. Voi myös olla, että työnne ymmärrys ei ole tarpeeksi korkealla tasolla. Työnne vaatimukset ovat nimittäin saattaneet vaihtua huomaamattanne. Osaamisenne on voinut vahingossa jäädä jälkeen. Puuttuva osaaminen voi toki olla vain kokemuksen puutetta, joka aikanaan korjautuu (jos sille on varattu aikaa ja rahaa). Meillä tulee olla riittävä ammattitaito ja näkemys tehtävästämme, jotta asioita alkaa tapahtua. Näin on myös kollektiivisesti ryhmässä.

Onko teillä riittävä osaaminen juuri nyt? Tiedätkö vastauksen?
Jos kummankaan vastaus on ei, suunnittele toimenpiteet heti.
Tilanne ei muutu toivomalla tai ilman panostuksia.

(Kysy itseltäsi myös: onko olemassa merkkejä osaamisesta, joka on teille relevanttia, mutta jonka havaitsemiseen tai hankkimiseen teillä ei ole osaamista? Miten tiedätte, mitä ette tiedä? Tämä on pelottava ja tarpeellinen ajatus.)

8. Luottamus ja inhimillisyys puuttuu.

Mikäli teillä ei tapahdu, se voi johtua luottamuksen puutteesta ryhmässä. Ette ole nähneet tarpeeksi vaivaa tiimin keskinäisen luottamuksen ja toistenne tuntemisen eteen. Teiltä saattaa puuttua inhimillinen ote toisiinne. Välinne eivät vielä mahdollista korkean tason kommunikaatiota ja sitä myöten yhteistyötä. Ette luottamuksen puutteen ansiosta osaa käydä hankalia keskusteluja, joten yhteistä sitoutumista ei synny. Menette kaikki omiin suuntiinne, joten tiimissä ei tapahdu.

Mieti näitä:
Tunnetteko toisenne ihmisinä?
Onko tiimissänne lempeää sisäpiirin huumoria?
Uskallatteko olla erimielisiä toistenne kanssa?

Yhteenvetona: onko ryhmänne ilmapiiri ja luottamus erittäin hyvä?
Jos ei, ota se agendalle nyt.
Laita kalenteriin.

9. Etukäteinen yhteistyö puuttuu.

Mikäli teillä ei tapahdu, se voi johtua siitä, että ette osaa tehdä yhteistyötä ajoissa. Odotatte liian kauan ja alatte toimia vasta ongelmien kasvettua turhan suuriksi. Muutoksia tehtäessä ette tapaa toisianne riittävän ajoissa tai ota kaikkia olennaisia henkilöitä mukaan. Ette avaa omia aikeitanne ja tehtäväänne riittävästi muille, joten sisäinen viestintänne ei pelitä. Ajoissa tehty yhteistyö saa asiat tapahtumaan helpommin. Merkittävä aikaansaaminen vaatii aikaista yhteistyötä. Kun olette askeleen edellä, energiaa kuluu vähemmän. Aikaa myös hukataan merkittävästi vähemmän.

Mitä uutta on tulossa pian? Laita sen käsittely yhdessä kalenteriin.

Vielä parempi kysymys ja vastaus, jos haluatte säästää aikaa:
Mistä asiasta teillä on alkanut syntyä epäselvyyttä?
Laita sen käsittely yhdessä kalenteriin, nyt heti.

10. Ei tiedetä, mitä tulisi tapahtua.

Mikäli teillä ei tapahdu, se voi johtua siitä, ettei tiedetä mitä tulisi tapahtua. Yksinkertaista — ja turhan yleistä. Jos tiiminvetäjänä et tunne tavoitteitasi, voin luvata, että niitä eivät tiedä muutkaan. Et voi odottaa tapahtumista, jos et odota tapahtumista. (Saitko kiinni?) Sinun täytyy määritellä, mitä tapahtuminen on ja asettaa odotuksia sille. Muista myös, että osa tiimiläisistäsi toimii parhaiten asettaessa odotukset itse itselleen. Parhaiten toimisi se, että asettaisitte odotukset itsellenne ryhmänä.

Hämmennyn edelleen siitä, että ajattelemme joskus suorituksen olevan huono tietämättä ollenkaan, mitä itse suoritus edes on.

Osaatko kertoa, mitä odotat tapahtuvan?
Jos et, määrittele se selkeästi.
Jos osaat, milloin viimeksi kerroit sen?

(Ensi töiksesi ota selvää, mitä sinulta omassa roolissasi odotetaan.)

Siinä kymmenen mahdollista yhteistyön ongelmaa.
Tutki näitä, kun ihmettelet, miksei tiimissäsi tapahdu.
Jaa tämä lista vaikka työkaverille, jos se tuntuu hyödylliseltä.

Mitä lisäisit listalle?
Muitakin syitä varmasti löytyy.

Uskon, että tästä listauksesta löydät hyvän happotestin nykyiselle aikaansaamiselle ja yhteistyölle. Lisäksi saatat löytää listasta saman tien toteutettavan idean.
Toivottavasti löysitkin.

Tehokkaampaa tiimiä juuri teille toivoen,
Kalle

ps. Haluaisitko tekstejä, joita ei julkaista muualla? Liity maili-listalle sivun alareunasta. Voit myös kutsua minut kouluttamaan näistä teemoista.