Olen lähiaikoina pohtinut tavallista enemmän käsitettä työyhteisö.
Se kuulostaa selkeältä käsitteeltä.

Kuten tiedät, työyhteisö on kuitenkin kaikkea muuta kuin helppo ja selvä asia. Sen toimivuuteen vaikuttaa paljon eri tekijöitä. Moni meistä tuntee työyhteisön, josta löytyy ongelmia. Kenties sinäkin. Työyhteisönä onnistuminen tuntuu minusta samanaikaisesti yksinkertaisen helpolta... ja lähes mahdottomalta tehtävältä.

Olen huomannut suhtautuvani työelämän, ja siten myös työyhteisön ongelmiin nykyään paljolti ennaltaehkäisyn kautta. Mitä aikaisemmin ehdimme korjata tai kehittää toimintaa, sen helpompia ja halvempia toimenpiteet ovat. Tehokkain kehittäminen on ajoissa tapahtuvaa ja yksinkertaista. Se tuntuu yksinkertaisuudessaan niin helpolta, että aliarvioimme sen merkityksen ja jätämme sen lopulta tekemättä.

Samasta näkökulmasta pohdin hiljattain sisältöjä työyhteisövalmennukseen.
Kysyin itseltäni:

Mistä meidän työyhteisönä tulisi sopia etukäteen?

Mikä ennakoisi onnistumistamme jatkossa?
Miten voisimme välttää kriisit jo ennalta?

Keksin yhteensä kuusi asiaa, joista sinunkin työyhteisösi olisi hyvä puhua reilusti keskenänne. Kaikkein parhaimpaan tulokseen pääsisitte, mikäli sopisitte niistä yhdessä. Keskinäinen sopimisenne synnyttäisi yhteisvastuullisuutta ja antaisi teille kaikki työkalut ratkaista tulevaisuutenne kriisejä.

1. Mikä on työmme tarkoitus?

Työyhteisön tulee pystyä yhteisymmärrykseen työn tarkoituksesta. Erimielisyys keinoista on sallittu, ja niistä voidaan keskustella. Sen sijaan työn varsinainen tarkoituksen epämääräisyys tai ristiriitaisuus johtaa suuriin ongelmiin. Miksi teemme, mitä teemme? Mihin suurempaan kokonaisuuteen työmme kytkeytyy? Minkä ymmärryksen tehtävästämme jaamme? Jos pääsemme näissä kysymyksissä samoille linjoille, riitelystämme tulee tuottavaa ja hyödyllistä. Tarkoitus nostaa myös keskinäistä arvostustamme. Vasta sitten, kun ymmärrämme työn kokonaistarkoituksen, alamme arvostaa kaikkia siihen liittyviä tehtäviä ja osia.

2. Ketä palvelemme?

Työyhteisöjen tulisi määritellä, kuka on lopulta työn asiakas. Keitä oikeasti palvelemme ja kenen tarpeen ajavat muiden yli? Tämä määrittely voi olla myös johtajan tehtävä, mutta se on ehdottomasti hyödyllinen työyhteisössä käytävä keskustelu. Ketä työyhteisössänne palvellaan, jos asiaa kysytään kaikilta työyhteisön jäseniltä? Vastaukset voivat olla erilaisia. Vastauksien vertailusta ja perusteluista syntyvä keskustelu voi olla erittäin hedelmällinen. Se nimittäin voi tuoda näkyväksi kypsymässä olevia ristiriitoja, jotka myöhemmin henkilöityisivät. Kun tiedämme tärkeimmän asiakkaamme, ajankäyttömme helpottuu valtavasti.

3. Mitkä ovat jaetut arvomme?

Yhteiset arvot voisivat olla työyhteisösi salainen ase. Mikäli teillä olisi yhdessä määritellyt, arjen toiminnassa jalostuneet arvot, itse toiminta helpottuisi merkittävästi. Toimivan arvon työyhteisössä tunnistaa siitä, käytetäänkö arvoa. Nostetaanko se esiin keskusteluissa? Maksaako se aikaa ja vaivaa? Kun arvo on yhdessä jaettu, sitä voi käyttää arkiseenkin ongelmanratkaisuun. Arvojen kautta tehdyt ratkaisut kestävät aikaa ja perusteluja. Arkityötä syventävä arvokeskustelu tekee työyhteisölle muutenkin hyvää - se lisää merkityksellisyyttä ja siten parantaa työn tuloksia.

4. Miten käyttäydymme toisiamme kohtaan?

Niin yksinkertaiselta ja lapselliselta kuin se kuulostaakin, tulisi työyhteisöjen sopia hyväksytystä käyttäytymisestä. Päiväkodissa käytöstapojen sopiminen onnistuu, mutta työyhteisössä jostain syystä ei. Meidän tulisi määritellä, miten käyttäydymme toisiamme kohtaan. Mitä tasoa emme alita missään tilanteissa tai olosuhteissa? Säännöt ovat voimassa muulloinkin kuin hyvänä päivänä. Tosiasia on se, että ihmiset sopivat keskenään aina erittäin järkevät säännöt. Jostain syystä sopiminen, keskustelu ja kirjaaminen parantavat keskinäistä toimintaa ihmeellisesti. Mikään työyhteisö ei nimittäin ole immuuni huonolle käytökselle.

5. Miten viestimme keskenämme?

Minkä tahansa työyhteisön kompastuskivi on yleensä viestintä. Kuulen harvoin (siis en koskaan) työyhteisöistä, joissa on liikaa relevanttia viestintää. Yhteisössä tulisi sopia, mistä asioista ja missä foorumeissa viestitään, ilman poikkeuksia. Viestintätavat ja niiden tarkoitus kannattaa pohtia perusteellisesti läpi. Mihin tarkoitukseen whatsapp- ryhmämme on? Entä kuukausipalaveri? Mitä viestintätapoja, - välineitä ja -tilaisuuksia meiltä puuttuu? Onko meillä jotain turhia tai tehottomia viestintätapoja? Työyhteisösi löytää varmasti ainakin yhden asian, josta tulisi sopia paremmin. Hyvä työyhteisö pystyy nopeaan ja läpinäkyvään viestintään, joka kuuluu kaikille sen jäsenille.

6. Miten arvioimme onnistumista?

Työyhteisöjen tulisi tietää, miltä onnistuminen näyttää. Mistä kriteereistä tiedämme, mikä on onnistunutta työtä? Millä mittaamme työn edistymistä tai kehittymistä? Vasta, kun arviointikriteerit ovat selvät, kehittämisestä tulee ylipäätään mahdollista. Kun tiedämme, mitkä ovat onnistumisia, osaamme erottaa työmme erityiset, yhdessä juhlittavat asiat. Mittareiden tulisi olla syy juhlintaan, palkintoihin ja kunnian jakamiseen yhteisössä. Ne ovat lukuja, mutta eivät vain lukuja. Niiden avulla työyhteisönne hitsautuu lopulta yhteen - samojen tavoitteiden taakse. Ne todistavat yhteisen vaivannäkönne.

Otetaan vielä yksinkertaisemmin.
Kuusi asiaa, josta erinomainen työyhteisö sopii etukäteen:

1. Yhteisen työn tarkoitus
2. Työn tärkein asiakas
3. Tekemistä ohjaavat arvot
4. Sallittu ja toivottu käytös
5. Työlle tärkeiden asioiden viestintä
6. Työn onnistumisen paljastavat mittarit

Tarkoitus, asiakas, arvot, käytös, viestintä, mittarit.
Tämä voisi olla työyhteisön kultainen kuusikko.
Saliharrastajat havaitsevat kieli poskessa tehdyn viittauksen.

Jos työyhteisösi pystyy muodostamaan näistä asioista yhteisen näkemyksen, olette jo erittäin pitkällä. Mikäli pystyisitte sopimaan kuusikosta selkeästi ja yhdessä, teistä tulisi entistä vahvempia.

Sopiminen on upea asia.
Se mahdollistaa keskinäisen toimintamme korkean tason.
Yhteisen merkityksellisyyden.

Kun sovimme yhdessä työyhteisöä koskevista asioista, kuka tahansa meistä saa puuttua poikkeamiin. Kuka tahansa voit kehua kenet tahansa esimerkillisestä toiminnasta.
Tämä tekee meistä yhteisvastuullisia.
Tämä tekee meistä yhteisön.

Sinunkin työyhteisösi pystyy tähän.
Mistä teidän kannattaisi yhdessä sopia?

terv.
Kalle

ps. Haluaisitko tekstejä, joita ei julkaista muualla? Liity maili-listalle sivun alareunasta. Voit myös kutsua minut kouluttamaan näistä teemoista.