Tartuin hiljattain twitterissä esitettyyn kysymykseen siitä, miten työpäivästä saadaan tehokas. Lyhyen vastaukseni pohjalta aloin ajatella asiaa enemmän.

Mikä tekee työpäivästä tehokkaan? Minkä pitäisi onnistua? Mitä ylipäätään tarkoittaa tehokas päivä?

Alkuperäinen vastaukseni tehokkuusvinkkein:
"Aamun voittaminen. Oman työn ja päivän tavoite kirkkaaksi. Sitten yksi asia kerrallaan loppuun asti. Riittävästi taukoja."

Kysymys on siis ajanhallinnasta.

Aihe on jatkuvasti esillä valmennusasiakkaiden ja esimiesten kanssa. Itselle aihe on läheinen, koska olen itse joutunut kehittämään ajankäyttöäni paljon. Päivän organisointi ei tule minulta luonnostaan. Tavoissani on edelleen kehitettävää, mutta nykyään sujuu hyvin.

Kirjoitin aiemmin, että haluan ajanhallinnan sijaan puhua ajankäytöstä. Aikaa käytetään, ei hallita.

Älä lähde epäonnistumaan ajankäytössäsi jahtaamalla hallinnan tunnetta. Ajankäytön käsitteestä hahmottuu paremmin se, miten ja miksi päivänsä järjestää. Tästä on hyvä aloittaa tehokkaan päivän käsittely.

Käytän tekstissä tehokkuuden sijaan ja rinnalla muotoilua aikaansaava päivä. Tämä on mielestäni monelle kuvaavampi hyvän työpäivän sanapari. Se kuvaa tunnetta, joka kaikilla pitäisi olla töistä lähtiessään.

Seuraavassa viisi periaatetta tehokkaaseen työpäivään.

1) Tehokas työpäivä alkaa aamun voittamisesta.

Päivän saavutukset tarjotaan sille, joka voittaa aamun. Jos haluat onnistua päivässäsi ja olla tehokas, aloita heräämällä varhain ja virkeänä. Fiksumpi tajuaa, että tämä tarkoittaa tolkullista nukkumaanmenoaikaa. Unen tärkeyttä toimintakyvylle ei voi liikaa painottaa.

Aamun voittamisen vastaus itselleni on ollut liikunta. Kevyt salitreeni vähän sinne päin, korkeintaan puoli tuntia. Kun alkaa tuntua siltä, että jaksaisi treenata, lähden pois. Olen herännyt. Varsinainen treeni iltapäivällä sujuu paremmin, kun aamulla on käynyt jo availemassa paikkoja.

Liikunnan sijaan voit valita henkisemmän puolen vastauksen. Hyvä aamurutiini voi olla meditaatiota, mietiskelyä tai mieleenpalauttamista. Aamun voi aloittaa esittämällä itselleen kysymyksiä?

Mitä haluan tänään saada aikaan?
Mitä haluan edistää? Miksi?
Miten sen teen? Mitä ensimmäiseksi?

Jos kysymyksiin löytyy selkeitä vastauksia, päivästä tulee tehokas. Jos pystyt aamulla vastaamaan miksi -kysymykseen, ei sinua pysäytä mikään. Tarkoituksen kirkastaminen heti aamusta antaa energiaa.

Tarkoitus kirkastetaan, koska tehokkuutta on olemassa vain silloin, kun tietää mitä on tekemässä. Päivä laitetaan kirjoihin ennenkuin se aloitetaan.

2) Tehokas työpäivä vaatii tehtävälistan.

Jos et käytä tehtävälistaa päiväsi järjestämiseen, aloita nyt. Käsin kirjoittaminen on fiksua, mutta sähköiset työkalut antavat lisäetuja. Työkalut ovat jossain määräin yksilöllisiä. Joillekin toimivat post-it –laput, joillekin outlookin tehtävälistat ja kalenteri. Jos näet vaivaa, löydät toimivan tavan.

Tee lista ja työskentele listaltasi.

Tehtävälista alkaa aamulla esitetyistä kysymyksistä. Kun aikaansaatavien asioiden horisontti on hahmottunut, aletaan niitä lätkiä listalle konkreettisina tekoina.

Et tarvitse liian yleistä tai pitkää tehtävälistaa.

Sinulla pitää olla liian lyhyt tehtävälista, jolla saat itsesi vauhtiin. Muodosta selkeitä kokonaisuuksia ja pilko ne konkreettisiksi teoiksi . Jos olet huolissasi muistamisesta, lista pelastaa sinut.

Oikeaa tapaa tehdä työlista ei ole, on vain sinulle toimiva tapa. Muista, että oman ajankäytön kehittämiseen käytetty aika maksaa itsensä takaisin.

On tehtäviä, jota työkalun pitäisi mielestäni hoitaa. Kaikilla tehtävälistoilla pitäisi pystyä ainakin muistamaan, priorisoimaan ja sulkemaan.

Työlistan muistiin pitää pystyä luottamaan, jotta ei tarvitsisi kuormittaa omaa (surkeaa) työmuistiaan. Työkalun pitää myös mahdollistaa tärkeysjärjestyksen arviointi, jolla priorisoida.

Kaikki tekeminen ei ole samanarvoista. Mahdollisuus viimeistellä asioita tehtävälistassa on tärkeä elementti. Se on sitä kuuluisaa seurantaa, minkä puuttumista usein valitellaan. Kun suljet tehtävän, saat yhden asian verran mielihyvää tai helpotusta. Listassa näet (tai tunnet) asiat visuaalisesti valmiina. Minulle se on viiva tehtävälistassa ja sähköposti oikeassa kansiossa, sinulle se voi olla jotain muuta. Vaikkapa paperilapun ruttaaminen.

Kokeile.

3) Tehokkaana työpäivänä tehdään vaikeat asiat varhain.

Tässä huomio, jota ei aina tule ajatelleeksi. Isoin sammakko kannattaa syödä ensiksi. Jos siis aikoo syödä lautasellisen sammakoita työpäivänään. Tähän on toinenkin hauska sanonta:

”If you’re going to eat shit – don’t nibble.”

Aivojen aineenvaihdunnalla on rajansa. Jos tarvitset keskittymiskykyä tai itsekuria saadaksesi asioita tehtyä, sinun tulee ymmärtää tämä:

Itsekuria on rajallinen määrä.

Aivojen kyky tehdä hankalaa työtä on päivän aikana hyvin rajallinen. Siksi isoin haaste päivän alkuun on hyvä idea. Aivan avuksi voi tehdä pieniä ja helppoja töitä, joilla päästään vauhtiin. Näin alkaa hyvä kierre tehokkalle päivälle. Onnistumiset ruokkivat seuraavien hommien aloittamista.

Tärkeimmän prioriteetin ja/tai eniten resursseja vaativan asian aloittaminen kannattaa sijoittaa työpäivän alkuosaan. Pienemmät ja helpommat, vähemmän resursseja vaativat asiat hoituvat myöhemmin päivällä. Aiemman onnistumisesi jälkeen ne hoituvat lähes itsestään.

Hankalien asioiden siirtäminen myöhemmälle pitää asiat takaraivossa stressaamassa. Kun kohta pitää sekin hemmetin puhelu soittaa.
Koko päivän se pitää kohta soittaa.

Ikävä kyllä vältelleäsi vaikeaa, kykysi tarttua siihen tänään heikkenee koko ajan. Iltapäivällä mentaaliset ja aineenvaihdunnalliset resurssit on jo käytetty. Silloin päätät, että hankala homma sopiikin paremmin huomiselle. Ei siihen enää viitsi tarttua, kun kellokin on jo niin paljon. Itse asiaahan voi mukavasti pitää takaraivossa vielä kotonakin. Tämä ajattelutapa on monille tuttu ja turhauttava.

Parempi valinta on käyttää itsekuria hankalaan asiaan silloin, kun sitä on vielä jäljellä.

Oletko miettinyt, miksi dieettisi epäonnistuu juuri silloin, kun työn tai arjen vaatimukset kasvavat? Nyt tiedät. Itsekuria ei riitä kaikkeen.

4) Tee yksi asia kerrallaan loppuun asti.

Yksi asia kerrallaan loppuun asti. Siinäpä loitsu aikaansaaville.

Aivot ovat siitä hauska laite, että niiden havainnointikyky ja työkapasiteetti ei tahdo riittää kuin yhteen asiaan kerrallaan. Kahteen toimintaan keskittyminen yhtä aikaa huonontaa merkittävästi suoritusta molemmissa.

Tämä johtuu siitä, että multitasking on oikeasti vain nopeaa huomion vaihtamista. Aivot eivät multitaskaukseen pysty ja sietävät huonosti sen yrittämistä. Kroonisella havainnoinnin hajauttamisella vaikuttaa olevan myös pysyviä negatiivisia vaikutuksia.

Silti yritämme tehdä montaa asiaa samanaikaisesti. Seurauksena on hallinnan menettämisen tunne ja ajankäytöllinen stressi. Rajallinen keskittymiskykymme poukkoilee asiasta toiseen ja taannumme lopulta mukaviin sijaistoimintoihin puuhastelemaan jotain turhaa.

Yhden asian tekeminen kerrallaan on hyvä tapa tehdä asioita tehokkaasti. Keskittynyt tekeminen on tehokasta tekemistä. Joka suuntaan säntäileminen voi antaa meistä tarpeellisen henkilön kuvan muille, mutta itsellemme siitä on pelkästään haittaa. Ajattele 400 metrin juoksijaa olympiafinaalissa selaamassa puhelinta juostessaan. Tätä samaa teemme töissämme aivan luontevasti.

Paljon työaikaa suomalaiset käyttivätkään sähläämiseen? Niin, sehän taisi olla viidennes ajasta. Ja muutama miljardi. Sählääminen voisi olla relevantti ongelma, vaikka luku olisi vain 10 %.  Jos oletetaan, että 20 % on hyvä arvio, ja huomioidaan taukoihin käytettävä aika, niin 7,5 tuntia tekevän arjen sankarin varsinaiset työt on hoidettu viidessä tunnissa. Oikeasti tehokas työaika on voi olla tätäkin pienempi. 

Esitän usein uusille esimiehille kysymyksen; mitä tekisit, jos saisit vain 4 tuntia päivässä aikaa tehdä työsi? Vastauksen löytäminen on hyvää kirkastamista. Todellisuus kun on se, sinulla on jo nyt vain se nelisen tuntia työaikaa vaativiin hommiin.

5) Tehokas työpäivä sisältää riittävästi hyviä taukoja

Tauko on tehokkuuden osatekijä. Kun kansanedustajille naureskellaan torkkupeitoista, samaan aikaan suomalaisissa toimistoissa ja tehtaissa ihmiset eivät pidä taukojaan. He eivät käy kahvilla, syömässä tai juomassa. Tehokkutta hukkaantuu jatkuvasti.

Kun ei tauota ajatteluaan ja kehoaan, saa itsensä nopeasti tukkoon.

Torkkupeitto vai tauoton työ? Kysyn nyt vakavasti: kumpi on oikeasti järkevämpää? Kumpi on tuottavampaa yhteiskunnalle ja yritykselle? Kumpaa lähestymistapaa työhön arvostamme?

Tämä on niitä asioita, jotka intuitiivisesti ymmärrämme, mutta viimeinen kysymys arvostamisesta karahtaa kiville. Kärsimyksellä sinä olet leipäsi ansaitseman. Töissä ei kuulu olla kivaa, eikä siellä saa levätä sekuntiakaan. Siellä kuuluu tuskailla.

Pidä taukoja. Ne turvaavat tehokkuutesi päivän mittaan. Pieniä ja pidempiä. Nouse ylös, kävele, kahvittele, liiku iloisesti, heiluttele käsiäsi. Tee kehollasi jotain aivan muuta kuin mitä äsken olit tekemässä.

Unohda tarkoituksella, mitä olit juuri tekemässä. Syö lounaasi, juo vettä. Rauhoitu, rentoudu ja työskentele sitten taas keskittyneesti. Vanhin henkilökohtainen mantrani on muuten relax and flow.

On olemassa yksi taito, jota keskittymisen suhteen voi harjoittaa. Se on keskittymisen palauttaminen. Ei säilyttäminen, vaan palauttaminen. Keskittyminen herpaantuu kuitenkin. Tämä pitää tiettyyn mittaan asti hyväksyä, vaikka häiriöitä onkin hyvä pyrkiä minimoimaan.

Jos hyväksyt jotkut keskeytykset ja pyrit olemaan keskittymisen palauttamisen mestari, stressikuormasi pienenee. Kun on vain yksi asia, mihin keskittyä ja mistä kiinnostua, on helpompaa palauttaa keskittyminen. Jos ei heti onnistu, niin se lyhyt tauko auttaa. Tauko ja palautus.

On nimittäin niin, että jos ei pysty keskittymään, on tehokkainta lopettaa.
Tauon jälkeen voi yrittää uudestaan ja onnistua.

Tiivistyksenä:
Aikaansaavan eli tehokkaan päivän resepti:

1. Voita aamu.
2. Tee lista ja työskentele siltä.
3. Vaikeat asiat varhain.
4. Yksi asia kerrallaan loppuun asti.
5. Tauko ja palautus.

Hyvän päivän lopuksi voi myös kirjoittaa, mitä sai aikaan.
Siitä tekstistä on hyvä ponnistaa seuraavaan aamuun.

Löytyikö jotain, mitä voisit kokeilla?
Kirjoita ylös ja kokeile heti.

terv.
Kalle

ps. Haluaisitko tekstejä, joita ei julkaista muualla? Liity maili-listalle sivun alareunasta. Voit myös kutsua minut kouluttamaan näistä teemoista.