Tämä teksti on valmis.

Kävin viime viikolla puhumassa Kotkan kaupungin henkilöstölle otsikolla ajankäyttö ja tehokas työpäivä. Puhuimme mm. ajankäyttötyökaluista, tehokkuudesta ja päivän hyvästä järjestämisestä. Olen kirjoitellut aiheista aiemmin mm. tässä, tässä ja tässä tekstissäni. Tilaisuus oli jälleen kerran minulle opettavainen. Löysin muutaman oivalluksen uudelleen, kuten usein tapahtuu. Kirjoitan yhdestä niistä.

Sinäkin todennäköisesti teet työtä, joka helpottuu ajankäyttötyökalulla. Puhumattakaan arjen helpottumisesta. Näitä työkaluja löytyy sähköisistä paperisiin ja jokaiselle ihmiselle, tehtävälle sekä työtavalle tarkoitettuja. Ajankäyttösovellusten määrä on kasvanut, mutta monet toki pärjäävät edelleen paperikalenterilla. Itse en ole  näiden sovellusten kirjoon erityisen perehtynyt, toki olen kokeillut useampia. En osaa kannustaa Sinua muuhun kuin etsimään omaa tapaasi, kehittämään sitä ja kokeilemaan. Se kannattaa. Ajankäyttöön käyttämäsi aika on hyvin käytettyä.

Ajankäyttötyökalulla on monta tarkoitusta. Se muistuttaa asioista, mahdollistaa priorisoinnin, helpottaa seurantaa tai muuten vaan orientoi tulevaan. Se voi myös vähentää stressiä ja kuormitusta. Tai ainakin sen pitäisi. Itselleen ei muuten saa lisää aikaa, jos ostaa useamman kuin yhden kalenterin. Tiedän, että moni on kokeillut. Viittäkin kalenteria. Tämä ei viisinkertaista tehokkuutta.

Yksi työkalun tehtävistä on mielestäni hyvin tärkeä, mutta harvemmin mainittu. Tämän tehtävän hoitamisella saa paremman tunteen työpäivästään, otteen stressistään ja kahlittua työhön liittyvää epämääräisyyttä. Epämääräisyys on ilmeisesti nykyään aika tavallinen kokemus. Ja meitähän ei uuvuta työn määrä, vaan epämäärä, kuten Lauri Järvilehto asian on hienosti ilmaissut.

Minulla oli valmennettava esimies, joka laittoi osan työtehtävistään post-it lapuille. Hän puhui siitä vähän häpeillen. Eihän niin antiikkista työpäivän seurantaa pitäisi käyttää. Mutta lapuille kirjoitetuilla tehtävillä pääsi tekemään yhtä asiaa paremmin kuin millään tietoteknisellä välineellä.

Kun homma oli tehty, lapun sai rutata ja heittää pois.

Valmiiksi tekemistä pystyi koskettamaan.
Ajattele miten mahtavaa.
Lapun rutistaminen kädessä. Valmiiksi.

Miten teet asioita valmiiksi?

Mistä näät valmiin työsi?
Mistä tiedät, mikä on valmista?

Ajankäyttötyökalun yksi tärkeimpiä tehtäviä on valmiiksi tekeminen.
Sulkeminen. Lopettaminen. Valmiuden visuaalisuus.

Aikaansaava työpäivä on sitä, että voi työpäivän lopuksi katsoa tehtyjen asioiden listaa. Tai itse asioita. Aikaansaamisiaan. Se, jos mikä tuntuu hyvältä. Se, jos mikä vähentää stressiä ja epämääräisyyttä.

Mitä työkalua käytätkään, tulisi sinun nähdä siitä heti, mitä olet saanut aikaan. Etenkin tietotöissä tämä tarve korostuu. Oman työn tulokset on nimittäin hankalampi nähdä. Kaikkien pitäisi nähdä työnsä tulokset. Kaadetut puut pinossa.

Valmiiksi tekeminen ja valmiuden viestiminen on tärkeää, mutta laiminlyötyä. Kun ihminen sanoo, ettei saanut mitään työpäivässään aikaan, minä kuulen, että hän ei tehnyt mitään valmiiksi. Hän ei tehnyt yhtä asiaa kerrallaan loppuun asti. Uskon, että jatkuvan sekavuuden ja muutoksen tunne syntyy nimenomaan siitä, ettemme viesti itsellemme ja keskenämme kunnolla sitä, mikä on valmista.

Emme näe sitä.
Emme juhli sitä.
Emme puhu siitä.

Siirrymme seuraavaan juttuun ennen saavutuksesta nauttimista.

Kun seuraavan kerran kuulette pitkän työuran tehneen ihmisen kertovan aiemmasta ja paremmasta työelämästä, kuunnelkaa. Hän puhuu tietenkin aina yhteisöllisyydestä, mutta usein myös niistä valmiiksi tehdyistä projekteista. Isoista ja merkityksellisistä. Niistä, joista voi vetää selkeän viivan nykyiseen tilanteeseen ja joiden opeista vieläkin ammennetaan. Niitä juttuja on valmiina juhlittu. Tunnustettu. Ne näkyvät työpöydillä lahjaesineinä, jotka on annettu saavutetuista tuloksista. Näen ja kuulen näitä asioita vanhan teollisuusyrityksen palveluksessa jatkuvasti.

Nykypäivänä puhutaan muutoksen jatkuvuudesta ja seuraavasta asiasta.
Ei valmiista saavutuksista.

Heittelen itse paperilappuja koriin, silppuan tehtyjä juttuja ja katson yliviivattujen taskien ”pinoa” työpäivän lopuksi. Siivoan pöytää puhtaammaksi tekemättömästä. Inboxin tyhjäksi. Tärkeistä asioista pyydän palautetta niiden loputtua. Luen sitä rituaalinomaisesti. Nämä teot tuntuvat hyvältä. Työ on valmiimpaa. Kaikki nämä asiat ovat oman aikaansaamisen nähtävää, käsin koskelteltavaa sivutuotetta.

Miten voisit lisätä valmiuden tunnetta päivääsi?

Voisitko tehdä onnistumisestasi nykyistä enemmän käsin kosketeltavaa?
Kenen kanssa yhdessä voisit läpikäydä saavutuksianne?

Ehdotan, että kokeilet luovasti tehdä valmiimpaa. Ehdotan, että pyrit aina näyttämään itsellesi aikaansaamisesi. Pienistäkin valmiista asioista syntyy hyvä kierre, joka kantaa suurempiin onnistumisiin. Innostu siis valmiista ja ime iloa pienistäkin tehdyistä hommista.

Ruttaa vaikka muutama paperi, ihan vaan testiksi.

Selkeämpi ja stressittömämpi työ on yhden valmiin työtehtävän päässä.

4 comments

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s