Tehokkaan päivän resepti.

Tartuin twitterissä esitettyyn kysymykseen siitä, miten työpäivästä saadaan tehokas. Lyhyen vastaukseni pohjalta aloin ajatella asiaa enemmän. Mikä tekee työpäivästä tehokkaan? Minkä pitäisi onnistua? Mitä ylipäätään tarkoittaa tehokas päivä? Tässä yhteydessä tehokkaan päivän rinnalla voitaisiin puhua aikaansaavasta päivästä. Alkuperäinen vastaukseni:

Kysymys oli siis ajanhallinnasta. Tätä aiheeseen törmään jatkuvasti valmennusasiakkaiden ja esimiesten kanssa. Itselle aihe on lähellä sydäntä, koska olen joutunut opettelemaan ajankäytölleni hyviä tapoja. Päivän organistointi ei aiemmin tullut luonnostaan. Tavoissani on vielä kehitettävää, mutta nykyään sujuu tällä saralla paremmin. Kirjoitin aiemmin siitä, miksi en puhu ajanhallinnasta vaan ajankäytöstä. Aikaa käytetään, ei hallita. Älä lähde epäonnistumaan ajankäytössäsi jahtaamalla hallinnan tunnetta. Ajankäytön käsitteestä hahmottuu paremmin se, miten ja miksi päivänsä järjestää. Tästä on hyvä aloittaa tehokkaan päivän käsittely. Käytän tekstissä tehokkuuden sijaan ja rinnalla muotoilua aikaansaava päivä. Tämä on mielestäni monelle kuvaavampi hyvän työpäivän sanapari. Se kuvaa tunnetta, joka kaikilla pitäisi olla töistä lähtiessään.

Seuraavassa viisi periaatetta aikaansaavaan päivään.

Aikaansaava päivä alkaa aamun voittamisesta.

Päivän saavutukset tarjotaan sille, joka voittaa aamun. Jos haluat onnistua päivässäsi ja olla tehokas, aloita heräämällä varhain ja virkeänä. Fiksumpi tajuaa, että tämä tarkoittaa tolkullista nukkumaanmenoaikaa. Unen tärkeyttä toimintakyvylle ei voi liikaa painottaa. Muista, että ennen puoltayötä nukutut tunnit ovat tärkeämpiä kuin tunnit puolenyön jälkeen.

Miten aamu voitetaan? Minulle hyvä vastaus on ollut liikunta. Kevyt salitreeni vähän sinne päin, korkeintaan puoli tuntia. Kun alkaa tuntua siltä, että jaksaisi treenata, lähden pois. Olen herännyt. Varsinainen treeni iltapäivällä sujuu paremmin, kun aamulla on käynyt jo availemassa paikkoja. Liikunnan lisäksi toinen hyvä vastaus on henkisempi. Hyvä aamurutiini voi olla meditaatiota, mietiskelyä tai mieleenpalauttamista. Aamun voisi aloittaa esittämällä itselleen vaikkapa tällaisia kysymyksiä:

Mitä haluan tänään saada aikaan? Mitä haluan edistää? Miksi?
Miten sen teen? Mitä ensimmäiseksi?

Jos tällaisiin kysymyksiin löytyy selkeitä vastauksia, pääsee päivänsä kimppuun aikamoisella tehokkuudella. Jos pystyt aamulla vastaamaan miksi -kysymykseen, ei sinua pysäytä mikään. Tarkoituksen kirkastaminen heti aamusta antaa mieletöntä energiaa. Tehokkuutta voi olla ainoastaan silloin, kun tietää mitä on tekemässä. Päivä laitetaan kirjoihin ennenkuin sitä aloitetaan.

Aikaansaavaan päivään sopii lista tehtävistä.

Jos et käytä tehtävälistaa päiväsi järjestämiseen, aloita nyt. Käsin kirjoittaminen on erittäin tehokasta, mutta sähköisetkin työkalut pelittävät. Joillekin toimivat post-it –laput,  joillekin outlookin tehtävälistat ja kalenteri, kuten allekirjoittaneen tapauksessa. Sähköisiä työkaluja valittavaksi on nykyään riittävästi. Jos näet vaivaa, löydät kyllä toimivan tavan. Tee lista ja työskentele listaltasi.

Tehtävälistan tekeminen alkaa aamulla esitetyistä kysymyksistä. Kun aikaansaatavien asioiden horisontti on hahmottunut, aletaan niitä lätkiä listalle konkreettisina tekoina. Et tarvitse liian yleistä etkä liian pitkää tehtävälistaa. Sinulla pitää pikemminkin olla liian lyhyt tehtävälista, jolla saat itsesi vauhtiin. Muodosta selkeitä kokonaisuuksia ja pilko ne konkreettisiksi teoiksi listaan. Jos olet huolissasi yksittäisten tekemisten muistamisesta, tämä pelastaa sinut. Löydät oman tapasi työstämällä. Oikeaa tapaa tehdä työlista ei ole, on vain sinulle toimiva tapa. Oman ajankäytön kehittämiseen käytetty aika maksaa itsensä takaisin.

On tehtäviä, jota työkalun pitäisi mielestäni hoitaa. Kaikilla tehtävälistoilla pitäisi pystyä ainakin  muistamaan, priorisoimaan ja sulkemaan. Työlistan ”muistiin” pitää pystyä luottamaan, jotta ei tarvitsisi kuormittaa omaa työmuistuiaan. Työkalun pitää myös mahdollistaa tärkeysjärjestyksen arviointi.  Kaikki tekeminen ei ole samanarvoista. Mahdollisuus viimeistellä asioita tehtävälistassa on erittäin hyvä elementti. Se on sitä kuuluisaa seurantaa, minkä puuttumista usein valitellaan. Kun suljet tehtävän, saat yhden asian verran mielihyvää tai helpotusta. Listassa näet (tai tunnet) asiat visuaalisesti valmiina. Minulle se on viiva tehtävälistassa ja sähköposti oikeassa kansiossa, sinulle se voi olla jotain muuta. Vaikkapa paperilapun ruttaaminen. Kokeile.

Aikaansaavana päivänä tehdään vaikeat asiat varhain.

Tässä huomio, jota ei aina tule ajatelleeksi. Isoin sammakko kannattaa syödä ensiksi. Jos siis aikoo syödä lautasellisen sammakoita työpäivänään. Tähän on toinenkin hauska sanonta.

”If you’re going to eat shit – don’t nibble.”

Aivojen aineenvaihdunnalla on rajansa. Jos tarvitset keskittymiskykyä ja itsekuria päivän aikana saadaksesi asioita tehtyä, sinun tulee tietää tämä: Itsekuria on rajallinen määrä. Aivojen kyky tehdä tällaista työtä on päivän aikana melko rajallinen. Siksi isoimman haasteen hoitaminen mahdollisimman nopeasti päivän aikana on hyvä idea. Alkuun voi ottaa niitä pieniä onnistumisia ja hyviä rutiineja, joilla päästään vauhtiin. Näin saadaan hyvä kierre päivään. Todellisen prioriteetin tai eniten resursseja vaativan asian kohtaaminen kannattaa ottaa hoidettavaksi nopeasti hyvän alun jälkeen. Pienemmät ja helpommat, vähemmän resursseja vaativat asiat hoituvat myöhemmin päivällä. Aiemman onnistumisesi jälkeen ne hoituvat lähes itsestään.

Hankalien asioiden siirtäminen myöhemmälle pitää asiat takaraivossa stressaamassa. Kun kohta pitää sekin hemmetin puhelu soittaa. Koko päivän se pitää kohta soittaa. On tärkeää ymmärtää, että kun välttelet vaikeaa ja teet mukavia hommia, kykysi tarttua vaikeaan asiaan heikkenee koko ajan. Iltapäivällä mentaaliset ja aineenvaihdunnan resurssit on jo käytetty. Silloin päätät, että hankala homma sopiikin paremmin huomiselle. Ei siihen enää viitsi tarttua, kun kellokin on jo niin ja niin paljon. Itse asiaahan voi mukavasti pitää takaraivossa vielä kotonakin. Tämä ajattelutapa on monille tuttu ja turhauttava. Parempi valinta on käyttää itsekuria hankalaan asiaan silloin, kun sitä on vielä jäljellä.

Oletko miettinyt, miksi dieettisi tai kuntoprojektisi epäonnistuvat silloin, kun työn tai muiden harrastusten vaatimukset kasvavat? Nyt tiedät. Itsekuria ei riitä kaikkeen.

Aikaansaaminen = yksi asia kerrallaan loppuun asti.

Yksi asia kerrallaan loppuun asti. Siinäpä loitsu aikaansaaville. Aivot ovat siitä hauska laite, että niiden havainnointikyky ja työkapasiteetti ei tahdo riittää kuin yhteen asiaan kerrallaan. Kahteen asiaan keskittyminen yhtä aikaa huonontaa merkittävästi suoritusta molemmissa asioissa. Tämä johtuu siitä, että multitasking on oikeasti vain nopeaa huomion vaihtamista. Aivot eivät multitaskaukseen pysty ja sietävät huonosti sen yrittämistä. Kroonisella havainnoinnin hajauttamisella vaikuttaa olevan myös pysyviä negatiivisia vaikutuksia.

Silti moni meistä yrittää tehdä montaa asiaa samanaikaisesti. Seurauksena on hallinnan menettämisen tunne ja ajan käyttäminen stressaamiseen. Rajallinen keskittymiskykymme poukkoilee asiasta toiseen ja taannumme lopulta mukaviin sijaistoimintoihin puuhastelemaan jotain turhaa.

Yhden asian tekeminen kerrallaan on ainoa tapa tehdä asioita tehokkaasti. Yksinkertainen juttu, mitä emme suostu uskomaan. Vain keskittynyt tekeminen on tehokasta tekemistä. Joka suuntaan säntäileminen voi antaa meistä tärkeän ja tarpeellisen henkilön kuvan muille, mutta meille itsellemme siitä on pelkästään haittaa. Ajattele 400 metrin juoksijaa olympiafinaalissa selaamassa puhelinta juostessaan. Tätä samaa teemme töissämme aivan luontevasti.

Paljon työaikaa suomalaiset käyttivätkään sähläämiseen? Niin, sehän taisi olla viidennes ajasta. Ja muutama miljardi. Sählääminen voisi olla relevantti ongelma, vaikka luku olisi vain 10 %.  Jos oletetaan, että 20 % on hyvä arvio, ja huomioidaan taukoihin käytettävä aika, niin 7,5 tuntia tekevän arjen sankarin varsinaiset työt on hoidettu viidessä tunnissa. Oikeasti tehokas työaika on voi olla tätäkin pienempi. Esitän usein asiakkailleni kysymyksen; mitä tekisit, jos saisit vain 4 tuntia päivässä aikaa tehdä työsi? Vastauksen löytäminen on hyvää kirkastamista. Toki todellisuus on jo nyt se, että sinulla on se nelisen tuntia aikaa päivässä tehdä työtä, joka vaatii resursseja. Tämä pätee luullakseni suurempaan joukkoon tehtäviä kuin mitä pystymme hyväksymään.

Aikaansaavassa päivässä on riittävästi hyviä taukoja.

Tauko on tehokkuuden osatekijä. Kun kansanedustajille naureskellaan torkkupeitoista, samaan aikaan suomalaisissa toimistoissa ja tehtaissa ihmiset eivät pidä taukojaan, käy kahvilla, syömässä tai juomassa. Kun ei tauota ajatteluaan ja kehoaan, saa itsensä nopeasti tukkoon. Toiset nukkuvat tirsat kesken työpäivän, toiset sairastuvat tahtiinsa. Kysyn nyt vakavasti: kumpi on oikeasti järkevämpää? Kumpi on tuottavampaa yhteiskunnalle ja yritykselle? Kumpaa lähestymistapaa työhön arvostamme? Tämä on niitä asioita, jotka intuitiivisesti ymmärrämme, mutta viimeinen kysymys arvostamisesta karahtaa kiville. Kärsimyksellä sinä olet leipäsi ansaitseman. Töissä ei kuulu olla kivaa, eikä siellä saa levätä sekuntiakaan. Siellä kuuluu tuskailla.

Pidä taukoja. Ne turvaavat tehokkuutesi päivän mittaan. Pieniä ja pidempiä. Nouse ylös, kävele, kahvittele, liiku iloisesti, heiluttele käsiäsi. Tee kehollasi jotain aivan muuta kuin mitä äsken olit tekemässä. Unohda tarkoituksella, mitä olit juuri tekemässä. Syö lounaasi, juo vettä. Rauhoitu, rentoudu ja työskentele sitten taas keskittyneesti. Vanhin henkilökohtainen mantrani on muuten  relax and flow.

On olemassa yksi taito, jota keskittymisen suhteen voi harjoittaa. Se on keskittymisen palauttaminen. Ei säilyttäminen, vaan palauttaminen. Keskittyminen herpaantuu kuitenkin. Tämä pitää tiettyyn mittaan asti hyväksyä, vaikka häiriöitä onkin hyvä pyrkiä minimoimaan. Jos hyväksyt jotkut keskeytykset ja pyrit olemaan keskittymisen palauttamisen mestari, stressikuormasi pienenee. Kun on vain yksi asia, mihin keskittyä ja mistä kiinnostua, on helpompaa palauttaa keskittyminen. Jos ei heti onnistu, niin se lyhyt tauko auttaa. Tauko ja palautus.

On nimittäin niin, että jos ei pysty keskittymään, on tehokkainta lopettaa.
Tauon jälkeen voi yrittää uudestaan ja onnistua.

Tiivistyksenä.

Aikaansaavan, tehokkaan päivän resepti:

  1. Voita aamu
  2. Tee lista ja työskentele siltä
  3. Vaikeat asiat varhain
  4. Yksi asia kerrallaan loppuun asti
  5. Tauko ja palautus

Hyvän päivän lopuksi voi myös kirjoittaa, mitä sai aikaan.
Siitä tekstistä on hyvä ponnistaa seuraavaan aamuun.

Löytyikö jotain, mitä voisit kokeilla?
Kirjoita ylös ja kokeile heti.

3 comments

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

w

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s