Olen yhdestä opitusta ominaisuudestani melko ylpeä. Tätä ominaisuutta voisin kuvata vaikkapa kiireenhallinnaksi. En pidä itseäni zen-mestarina asian suhteen, ja sorrun toki kiireilemään säännöllisesti. Ero aikaisempaan on kuitenkin suuri. Muutama kokemus työelämässä on pakottanut lopettamaan kiireilyn. Erityisesti olen havainnut, että kiireestä tulee erityisen haitallista silloin, kun työmäärä nopeasti lisääntyy.

Ajatus, joka minua on kiireen selättämisessä auttanut, on seuraava:
Kiire on helppoa.

Sitä voi luoda vaivattomasti ja täysin riippumatta työmäärästä. Siksi en voi arvostaa kiireellisyyttä. Se on liian yleistä, helppoa ja kaiken lisäksi haitallista. En tältä pohjalta keksi, miksi arvostaisin kiirettä tai pitäisin sitä merkkinä mistään hyödyllisestä tai tärkeästä. Kiire ei ole sen kummempaa kuin suoritukselle haitallinen tunne. Sitä ei tarvitse totella, kuten ei muitakaan tunteita.

Uskon, että muutamilla helpoilla toimintatavoilla saat itsellesi luotua kiirettä käytännössä loputtomiin. Ehkäpä jokin niistä on päässyt lipsahtamaan omaan tekemiseesi. Kiirettä helposti luovia tapoja lienevät ainakin seuraavat seitsemän:

1) Unohda tavoite.

Hylkää se, mitä olet varsinaisesti tekemässä. Kohta sinulla on kiire. Ellet selvitä itsellesi, mitkä ovat tekemisesi tavoitteet ja prioriteetit, kiirettä syntyy helposti. Kaikki asiat ovat samassa tärkeysjärjestyksessä ja pian sorrut täyteen reaktiivisuuteen. Näin tapahtuu sekä yksittäisen päivän tasolla että pidemmällä ajanjaksolla. Kaikki, mitä sinulta ei erikseen pyydetä, jää tekemättä. Teet kaikenlaista epärelevanttia sälää, joka tuntuu olennaiselta. Ihmettelet, missä varsinaiset tulokset ovat ja merkityksettömien asioiden kiireellisyys syö päiväsi.

2) Laiminlyö työsi suunnittelua.

Jos olet tyypillisesti kiireinen, saatat olla henkilö, joka ei suunnittele tekemistään mitenkään. Sinulle olisi hyödyllistä tunnistaa aikaansaamisen perussääntö: kaikki asiat tehdään kahdesti. Ne kirjoitetaan ylös ja sitten tehdään. Mikään yksittäinen käytäntö ei suojele aikaasi enemmän kuin etukäteinen tekemisen suunnittelu (ja ajattelu). Suunnitelma ei toteudu täysin, mutta se vaaditaan silti. Ilman suunnitelmaa kaikki se, mikä vaatii aloitekykyäsi, jää tekemättä. Osaat vain reagoida päivittäisiin tapahtumiin. Tästä seuraa, että laiminlyöt suuria asioita, joista tulee pian kiireellisiä.

3) Luota muistiisi.

Jos uskot, että muistat kaikki tehtäväsi, epäonnistut hämmentävän nopeasti. Ajankäyttösi ja aikaansaamisesi sattumanvaraisuus on perusteellista. Mieltä kun ei ole tehty säilyttämään asioita. Kun luotat muistiisi, paradoksaalisesti huomaat, että sinua aletaan muistutella asioista, joita olet unohtanut. Tästä syntyy reaktiivisuuden kierre, joka tekee sinusta nopeasti kiireisen. Koomisena sivujuonteena varsinainen muistisi heikkenee merkittävästi ja kiireily pahenee. Työsi tulee jatkuvasti sinulle yllätyksenä, ja stressisi kasvaa. Työsi laatu kärsii samalla vauhdilla.

4) Hio kaikki täydelliseksi.

Tee kaikki hommasi ehdottoman täydellisesti. Älä hyväksy pienintäkään yksityiskohdan hiomattomuutta. Kohta sinulla on kiire. Tekemistäsi ohjaavan periaatteen ei tule olla täydellisyys, vaan riittävyys. Ajattele, että 20 % työstäsi tuottaa 80 % tuloksistasi (ns. Pareton laki). Piti tämä paikkansa tai ei, ajatus tuottaa hyödyllisen pohdinnan; mikä tuo viidennes voisi olla? Mikä on tärkeintä tekemistäsi? Entä milloin riittävä on paras mahdollinen suoritus? Suurin osa työstäsi kysyy riittävyyttä. Kiireettömät tekevät riittävää, ja ottavat harvoille asioille kaiken aikansa ja energiansa käyttöön.

5) Suostu kaikkeen mahdolliseen.

Jos sinulla on luontainen tarve miellyttää ja vastata muiden odotuksiin, sorrut hyvin pian kiireeseen. Olet todennäköisesti jo kiireinen, koska lähdet mukaan aivan liian moneen asiaan. Mikäli aiot joskus vähentää kiireitäsi, tulee sinun opetella kieltäytymään kohteliaasti. Kiireettömät rajoittavat sitoumuksiaan etukäteen ja osaavat neuvotella niitä uudelleen. Etukäteen tämä on helpompaa. Opettele ainakin seuraavat lauseet sanavarastoosi: ”Ei kiitos.” ja ”Ei nyt.”. Etenkin jälkimmäinen mahdollistuu, kun tiedät mitä tavoittelet ja miten olet tekemisesi suunnitellut.

6) Tee montaa asiaa yhtä aikaa.

Yritä kaikkea samanaikaisesti, niin pian on kiire. Kiireettömyys on nimittäin keskittyneisyyttä. Keskittyminen on kiireen vastakohta. Keskittymistä ja kiirettä ei ole olemassa samanaikaisesti. Tämä on itselleni mielekkäin tapa ymmärtää kiirettä. Keskittymisen epäonnistuessa vaihtoehtona on keskittyminen hajauttaminen, jota joskus multitaskaamiseksi kutsutaan. Nähdäkseni se on tapa aiheuttaa kiirettä. Se myös heikentää suoritustasi sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Lisäksi, jos kiireesi sytyttäjä on todella suuri työmäärä, ainoa selviytymisvaihtoehtosi on keskittyä yhteen asiaan kerrallaan.

7) Puhu kiireestäsi.

Toimintasi vahvistuu tai muuttuu sosiaalisen palautteen tukemana. Jatkuva kiireestäsi puhuminen muille todennäköisemmin ruokkii lisää kiirettä. Harvat nimittäin haastavat kiireellisyyttäsi. Kun määrittelet itsesi kiireelliseksi, teet itsellesi suuren karhunpalveluksen. Puhut itsesi tehottomaksi samalla, kun aiheutat itsellesi haitallista tunnereaktiota. Kiireestäsi kertominen muille ei tee sinusta muiden silmissä parempaa. Kiireesi ei ole osa identiteettiäsi, joka osoittaa tärkeytesi. Se tekee sinusta vähemmän tärkeän, koska et enää pysty olemaan läsnä.

Mitä tapoja lisäisit?

Mielestäni näillä saat jo paljon kiirettä aikaan kohtalaisen vähällä panostuksella. Siihen ei edes vaadita kovin suurta työmäärää.

Näiden kohtien pohjalta voisit käyttää kiireesi vastalääkkeenä seuraavia periaatteita:

1. Selvitä ja selkeytä työsi tavoitteet säännöllisesti.
2. Suunnittele työtäsi ja ajankäyttöäsi jatkuvasti.
3. Kirjoita kaikki asiat ja tehtävät ylös.
4. Tavoittele riittävää tekemisen tasoa.
5. Kieltäydy ajankäytöstä, joka ei palvele tavoitteita.
6. Keskity yhden asian tekemiseen.
7. Poista kiire sanavarastostasi.

Näiden opettelulla ja soveltamisella saat todennäköisesti hiukan lisää happea omaan tekemiseesi. Todennäköisesti yksi näistä kohdista auttaisi kiireessäsi vielä enemmän kuin muut kohdat. Jokin osa-alueista on nimittäin sinulle suurin pullonkaula. Tiedätkö mikä?

Suosittelen tekemään korjausliikkeitä aina, kun huomaat sortuvasi kiireilyyn. Kroonistuneen kiireen hallintaan ottaminen kun on huomattavan vaikeaa. Tämä johtuu siitä, että oman ajankäytön terävöittäminen ja uusien tapojen opettelu vaatii myös aikaa.

Tässä onkin suurin kompastuskivi erilaisille yrityksille hallita kiirettä paremmin: kiire estää sen hallintaan tarvittavat toimenpiteet. Meidän kun tulee käyttää aikaa säästääksemme myöhemmin aikaa.

Mikä saa sinut kiirehtimään?
Miten kiireellä voisi olla pienempi osa elämässäsi?
Mitä voisit tänään asialle tehdä?

terv.
Kalle

ps. Haluaisitko tekstejä, joita ei julkaista muualla? Liity maili-listalle sivun alareunasta. Voit myös kutsua minut kouluttamaan näistä teemoista.