Kävin hiljattain puhumassa Kotkan kaupungin henkilöstölle otsikolla ajankäyttö ja tehokas työpäivä. Tilaisuudessa puhuin mm. ajankäyttötyökaluista, tehokkuudesta ja päivän hyvästä järjestämisestä.

(Olen kirjoitellut aiheista aiemmin mm. tässä ja tässä tekstissäni.)

Tilaisuus oli jälleen kerran itselleni hyvin opettavainen. Löysin muutaman oivalluksen uudelleen, kuten usein tapahtuu. Haluan tässä tekstissä jakaa erään uusiutuneen oivalluksen.

Sinunkin työsi helpottuisi ajankäyttötyökalulla. Puhumattakaan arjestasi. Sopivia työkaluja löytyy sähköisistä paperisiin ja kaikkiin erilaisiin tarpeisiin soveltuen. Ajankäyttösovellusten määrä kasvaa, mutta monet pärjäävät edelleen paperikalenterilla. Itse en ole sovellusten kirjoon kovin perehtynyt, mutta olen kokeillut useampia.

Kaikille täydellistä työkalua ei ole. Kannustan sinua etsimään omaa tapaasi, sekä kokeilemaan ja kehittämään sitä. Se kannattaa. Ajankäyttöön käyttämäsi aika on hyvin käytettyä aikaa. Se säästää aikaasi tulevaisuudessa.

Ajankäyttöön tarkoitetulla työkalulla on monta tehtävää. Se muistuttaa asioista, mahdollistaa priorisoinnin, helpottaa seurantaa ja orientoi tulevaan. Sen tulisi vähentää stressiä ja kuormitusta.

Itselleen ei muuten saa lisää aikaa, jos ostaa useamman kuin yhden kalenterin. Tiedän, että moni on kokeillut tätä, jopa viiden kalenterin voimin. Tämä ei viisinkertaista tehokkuutta.

Pääsen lopulta tämän tekstin aiheeseen.

Yksi työkalun tehtävistä on erittäin tärkeä, mutta harvoin mainittu.
Sillä saisi paremman tunteen työpäivästään ja otteen stressistään.
Se vähentäisi työhön liittyvää epämääräisyyttä.

Tämä tehtävä on valmiin työn näkyminen.
Tehtävien sulkeminen, lopettaminen ja tekeminen valmiiksi.
Kerron esimerkin.

Minulla oli valmennettava esimies, joka laittoi osan työtehtävistään post-it lapuille. Hän puhui siitä vähän häpeillen - eihän niin antiikkista työpäivän seurantaa pitäisi käyttää. Tähän oli kuitenkin hyvä syy. Lapuille kirjoitetut tehtävät mahdollistivat yhden asian paremmin kuin tietotekniset välineet.

Kun homma oli tehty, lapun sai rutata ja heittää pois.

Valmiiksi tekemistä pystyi koskettamaan.
Ajattele miten mahtavaa.
Lapun rutistaminen kädessä.
Valmiiksi.

Miten teet asioita valmiiksi?
Mistä näät valmiin työsi?
Mistä tiedät, mikä on valmista?

Työkalusi tulisi mahdollistaa selkeä ja visuaalinen valmiiksi tekeminen.

Aikaansaava työpäivä tarkoittaa, että voi työpäivän lopuksi nähdä tehdyt asiat.
Se, jos mikä tuntuu hyvältä.
Se, jos mikä vähentää stressiä ja epämääräisyyttä.

Mitä työkalua käytätkään, tulisi sinun nähdä siitä, mitä olet saanut aikaan. Etenkin tietotöissä tämä tarve korostuu, koska työn tulokset on hankalampi nähdä. Kaikkien pitäisi nähdä työnsä tulokset kuten kaadetut puut pinossa.

Valmiiksi tekeminen ja valmiuden viestiminen itselle ja muille on tärkeää. Pelkään kuitenkin, että laiminlymme tätä tarvetta. Kun ihminen sanoo, ettei saanut mitään tänään aikaan, kuulen, että hän ei tehnyt mitään valmiiksi. Hän ei tehnyt yhtä asiaa kerrallaan loppuun asti.

Uskon, että jatkuvan sekavuuden ja muutoksen tunne syntyy nimenomaan siitä, ettemme viesti itsellemme ja keskenämme kunnolla sitä, mikä on valmista.

Emme näe sitä.
Emme juhli sitä.
Emme puhu siitä.

Siirrymme seuraavaan juttuun ennen saavutuksesta nauttimista.

Kun seuraavan kerran kuulette pitkän työuran tehneen ihmisen kertovan aiemmasta ja paremmasta työelämästä, kuunnelkaa. Hän puhuu yhteisöllisyyden lisäksi myös valmiiksi tehdyistä projekteista. Isoista ja merkityksellisistä. Niistä, joiden opeista vieläkin ammennetaan. Niistä, joita on valmiina juhlittu. Ne näkyvät työpöydillä lahjaesineinä, jotka on annettu saavutetuista tuloksista. Näen ja kuulen näitä tarinoita vanhan teollisuusyrityksen palveluksessa säännöllisesti.

Nykypäivänä puhutaan muutoksen jatkuvuudesta ja seuraavasta asiasta.
Ei valmiista saavutuksista.

Heittelen itse paperilappuja koriin, silppuan tehtyjä juttuja ja katson yliviivattujen taskien ”pinoa” työpäivän lopuksi. Siivoan pöytää puhtaammaksi tekemättömästä. Inboxin tyhjäksi. Tärkeistä asioista pyydän palautetta niiden loputtua. Luen palautetta uudelleen. Nämä teot tuntuvat hyvältä. Työ vaikuttaa valmiimmalta. Etsin oman työni nähtävää, käsin koskelteltavaa tuotetta tai aikaansaannosta.

Miten voisit lisätä valmiuden tunnetta päivääsi?

Voisitko tehdä onnistumisestasi käsin kosketeltavaa?

Entä näkyvää? Kenen kanssa yhdessä voisit jakaa onnistumiset?

Ehdotan, että kokeilet luovasti tehdä valmiimpaa. 
Ehdotan, että pyrit näyttämään itsellesi aikaansaamisesi.

Pienistäkin valmiista asioista syntyy hyvä kierre, joka kantaa suurempiin onnistumisiin.
Innostu valmiista ja ime iloa pienistäkin tehdyistä hommista.
Ruttaa vaikka muutama paperi, ihan vaan testiksi.

Selkeämpi ja stressittömämpi työ on vain yhden, valmiin työtehtävän päässä.

terv.
Kalle

ps. Haluaisitko tekstejä, joita ei julkaista muualla? Liity maili-listalle sivun alareunasta. Voit myös kutsua minut kouluttamaan näistä teemoista.